Prywatny samochód w firmie. Jak rozliczać koszty?

Prywatny samochód bardzo często jest wykorzystywany w jednoosobowej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca jeździ nim do klientów, urzędów, biura rachunkowego, hurtowni, na spotkania biznesowe albo po materiały potrzebne do pracy. W takiej sytuacji pojawia się pytanie: czy wydatki na prywatne auto można ująć w kosztach firmy?

Odpowiedź brzmi: tak, ale tylko częściowo. Jeżeli samochód osobowy jest prywatny, nie został wprowadzony do majątku firmy i jest wykorzystywany także w działalności gospodarczej, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych 20 procent poniesionych wydatków. Potwierdza to informacja Ministerstwa Finansów dostępna w bazie Eureka oraz wyjaśnienia serwisu biznes.gov.pl dotyczące rozliczania prywatnego auta w działalności.

Czym jest prywatny samochód w działalności

Prywatny samochód w firmie to pojazd, który należy do przedsiębiorcy, ale nie jest środkiem trwałym działalności. Oznacza to, że auto nie zostało formalnie wprowadzone do ewidencji środków trwałych i nadal pozostaje majątkiem prywatnym właściciela.

Taki model jest popularny szczególnie w małych firmach, gdzie przedsiębiorca nie chce wprowadzać auta do działalności albo używa go tylko częściowo do spraw firmowych. Przykładem może być grafik, księgowy, doradca, informatyk, przedstawiciel handlowy czy właściciel firmy usługowej, który kilka razy w tygodniu dojeżdża do klientów.

Ważne jest jednak to, że samo posiadanie faktur za paliwo czy naprawy nie wystarczy. Wydatek musi mieć związek z działalnością gospodarczą. Jeżeli auto jest wykorzystywane wyłącznie prywatnie, nie ma podstaw do ujmowania wydatków w kosztach firmy.

Ile kosztów można odliczyć

Przy prywatnym samochodzie osobowym wykorzystywanym w działalności można ująć w kosztach 20 procent wydatków związanych z jego używaniem. Pozostałe 80 procent nie stanowi kosztu podatkowego.

Dotyczy to między innymi takich wydatków jak:

1. paliwo
2. naprawy
3. serwis
4. części zamienne
5. wymiana opon
6. myjnia
7. płyny eksploatacyjne
8. opłaty parkingowe
9. przejazdy autostradami
10. ubezpieczenie samochodu

Zasada 20 procent dotyczy samochodu osobowego, który jest własnością przedsiębiorcy, ale nie jest składnikiem majątku firmy. Wydatki te mogą być kosztem tylko pod warunkiem, że samochód jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą.

Czy trzeba prowadzić kilometrówkę

W przypadku podatku dochodowego przedsiębiorca korzystający z prywatnego samochodu w działalności nie musi prowadzić kilometrówki, aby rozliczyć 20 procent kosztów. Obecnie nie rozlicza się już takich wydatków na podstawie liczby przejechanych kilometrów dla celów PIT. Biznes.gov.pl wskazuje wprost, że przy prywatnym samochodzie wykorzystywanym w działalności nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, a odliczeniu podlega 20 procent wydatków na użytkowanie auta.

To duże uproszczenie, ale nie oznacza pełnej dowolności. Przedsiębiorca nadal powinien posiadać dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków i umieć wykazać, że samochód był wykorzystywany w działalności.

Jak dokumentować wydatki

Aby bezpiecznie rozliczać prywatny samochód w firmie, warto zadbać o prawidłową dokumentację. Najlepiej, aby faktury były wystawiane na dane firmowe przedsiębiorcy, szczególnie gdy wydatek ma trafić do księgowości.

W praktyce warto gromadzić:

1. faktury za paliwo
2. faktury za serwis i naprawy
3. faktury za części
4. polisy ubezpieczeniowe
5. potwierdzenia opłat parkingowych i autostradowych
6. notatki lub inne dowody potwierdzające firmowy charakter wyjazdu, jeśli sytuacja może budzić wątpliwości

Nie chodzi o tworzenie rozbudowanej dokumentacji do każdego przejazdu. Chodzi raczej o to, aby w razie kontroli dało się logicznie wyjaśnić, dlaczego dany wydatek miał związek z działalnością.

Prywatny samochód a VAT

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, trzeba osobno spojrzeć na podatek VAT. Przy samochodzie wykorzystywanym zarówno firmowo, jak i prywatnie, co do zasady można odliczyć 50 procent VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu. Biznes.gov.pl wskazuje, że przy samochodzie używanym zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, podatnik może odliczyć 50 procent podatku naliczonego.

Pełne odliczenie 100 procent VAT jest możliwe tylko wtedy, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. W praktyce wymaga to dodatkowych formalności, między innymi prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT oraz złożenia informacji VAT 26.

Przy prywatnym samochodzie używanym również prywatnie najczęściej stosuje się więc prostszy wariant, czyli 50 procent VAT oraz 20 procent kosztów podatkowych w PIT.

Przykład rozliczenia prywatnego samochodu

Załóżmy, że przedsiębiorca wykorzystuje prywatny samochód osobowy do dojazdów do klientów. W danym miesiącu poniósł wydatki:

paliwo 600 zł

serwis 400 zł

myjnia 50 zł

Łączne wydatki wynoszą 1050 zł.

Do kosztów uzyskania przychodu może trafić 20 procent tej kwoty, czyli 210 zł.

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, sposób liczenia zależy od tego, czy faktury zawierają VAT i czy przysługuje mu prawo do odliczenia 50 procent VAT. W praktyce księgowość powinna policzyć to na podstawie konkretnych dokumentów.

Czego nie można rozliczyć

Nie każdy wydatek związany z samochodem automatycznie może być kosztem. Problem pojawia się wtedy, gdy wydatek nie ma związku z działalnością albo ma wyłącznie prywatny charakter.

Przykładowo, trudno będzie obronić w kosztach firmowych naprawę uszkodzenia powstałego podczas prywatnego wyjazdu wakacyjnego, zakup akcesoriów niemających żadnego związku z działalnością albo paliwo tankowane wyłącznie do prywatnych tras.

Ważna zasada jest prosta: koszt musi być racjonalny, udokumentowany i związany z firmą.

Prywatny samochód czy auto wprowadzone do firmy

Rozliczanie prywatnego samochodu jest proste, ale ma ograniczenie w postaci 20 procent kosztów. Jeżeli auto jest intensywnie wykorzystywane w działalności, przedsiębiorca powinien rozważyć, czy nie lepszym rozwiązaniem będzie wprowadzenie samochodu do firmy albo korzystanie z leasingu.

Wtedy zasady rozliczania są inne. Przy samochodzie firmowym używanym mieszanie, czyli służbowo i prywatnie, koszty eksploatacyjne co do zasady mogą być rozliczane w wyższym limicie niż przy aucie prywatnym. Trzeba jednak pamiętać o limitach dotyczących wartości samochodu, amortyzacji, leasingu oraz ubezpieczenia.

Dlatego decyzja nie powinna być podejmowana automatycznie. Warto porównać realne wydatki, sposób użytkowania auta i planowany okres korzystania z pojazdu.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców

Pierwszy błąd to księgowanie 100 procent wydatków na prywatne auto. Przy samochodzie prywatnym wykorzystywanym w działalności standardowo kosztem jest tylko 20 procent wydatków.

Drugi błąd to brak dokumentów. Sam fakt, że przedsiębiorca faktycznie jeździł do klienta, nie wystarczy, jeśli nie ma faktury albo innego dowodu poniesienia wydatku.

Trzeci błąd to mylenie zasad PIT i VAT. To, że w podatku dochodowym można ująć 20 procent kosztu, nie oznacza automatycznie takiego samego rozliczenia VAT.

Czwarty błąd to traktowanie każdego wydatku na auto jako firmowego. Prywatny samochód może być rozliczany w działalności tylko w zakresie, w jakim jego używanie ma związek z firmą.

Podsumowanie

Prywatny samochód w firmie można rozliczać, ale trzeba pamiętać o ograniczeniach. Jeżeli auto osobowe jest własnością przedsiębiorcy, nie zostało wprowadzone do majątku firmy i jest wykorzystywane również w działalności, do kosztów podatkowych można zaliczyć 20 procent wydatków związanych z jego używaniem.

Nie trzeba prowadzić kilometrówki dla celów PIT, ale trzeba posiadać dokumenty potwierdzające wydatki i związek samochodu z działalnością. Czynni podatnicy VAT powinni dodatkowo pamiętać, że przy użytkowaniu mieszanym standardowo przysługuje odliczenie 50 procent VAT od wydatków związanych z samochodem.

Dla przedsiębiorców, którzy używają auta sporadycznie, prywatny samochód w działalności może być prostym i wygodnym rozwiązaniem. Jeżeli jednak samochód jest jednym z podstawowych narzędzi pracy, warto przeanalizować, czy korzystniejsze nie będzie wprowadzenie go do firmy lub wybór leasingu.

Jeżeli nie masz pewności, czy prywatny samochód w Twojej działalności jest rozliczany prawidłowo, warto sprawdzić to przed ewentualną kontrolą. EDK Consulting pomaga przedsiębiorcom uporządkować koszty firmowe, dobrać właściwy sposób rozliczania samochodu i uniknąć błędów podatkowych.
Skontaktuj się z nami!