Limit płatności gotówką w firmie. Kiedy wydatek nie będzie kosztem?

Płatności gotówką w firmie nadal są dopuszczalne, ale tylko do określonego limitu i pod określonymi warunkami. Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że skoro otrzymali fakturę, to wydatek automatycznie może trafić do kosztów. W praktyce sposób zapłaty ma duże znaczenie.

Jeżeli transakcja między przedsiębiorcami przekracza 15 000 zł brutto, płatność powinna zostać dokonana za pośrednictwem rachunku płatniczego. Jeżeli przedsiębiorca zapłaci gotówką mimo przekroczenia limitu, nie zaliczy do kosztów tej części wydatku, która została uregulowana z pominięciem rachunku płatniczego. Ministerstwo Finansów wskazuje wprost, że obowiązek dotyczy transakcji między przedsiębiorcami, których jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł, niezależnie od liczby płatności wynikających z tej transakcji.

Czym jest limit płatności gotówką

Limit płatności gotówką oznacza, że przedsiębiorca nie powinien regulować gotówką transakcji z innym przedsiębiorcą, jeżeli jej jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł brutto.

Ważne są tutaj trzy elementy:

1. stronami transakcji są przedsiębiorcy
2. transakcja ma związek z działalnością gospodarczą
3. jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto

Jeżeli te warunki są spełnione, płatność powinna przejść przez rachunek płatniczy. PARP wyjaśnia, że firma nie może zapłacić gotówką, jeśli jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto, a płatność musi być zrealizowana z wykorzystaniem rachunku płatniczego.

Limit dotyczy wartości całej transakcji, a nie pojedynczej faktury

To jeden z najczęstszych błędów przedsiębiorców. Limit 15 000 zł nie odnosi się wyłącznie do pojedynczej płatności. Liczy się wartość całej transakcji, nawet jeśli płatność została podzielona na raty, zaliczki albo kilka przelewów.

Przykład:

Firma kupuje sprzęt za 18 000 zł brutto. Sprzedawca zgadza się na dwie płatności po 9 000 zł. Mimo że każda płatność osobno nie przekracza 15 000 zł, cała transakcja ma wartość 18 000 zł. Oznacza to, że płatność powinna zostać dokonana przez rachunek płatniczy.

PARP wskazuje, że limit dotyczy wartości transakcji bez względu na liczbę płatności dokonanych w ramach tej transakcji.

Kiedy wydatek nie będzie kosztem

Jeżeli przedsiębiorca zapłaci gotówką za transakcję przekraczającą 15 000 zł brutto, wydatek nie będzie kosztem podatkowym w tej części, w jakiej płatność została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Oznacza to, że problemem nie jest sam zakup, ale sposób zapłaty.

Przykład:

Przedsiębiorca kupuje towar za 20 000 zł brutto od innej firmy. Całość płaci gotówką. Taki wydatek, mimo że jest związany z działalnością i posiada fakturę, nie może zostać zaliczony do kosztów podatkowych w części zapłaconej gotówką.

Inny przykład:

Przedsiębiorca kupuje maszynę za 20 000 zł brutto. 12 000 zł płaci przelewem, a 8 000 zł gotówką. Do kosztów nie trafi część zapłacona gotówką, czyli 8 000 zł.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w przypadku naruszenia obowiązku płatności przez rachunek podatnik nie zalicza do kosztów wydatku w tej części, w jakiej płatność została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Kiedy trzeba skorygować koszty

Jeżeli wydatek został już ujęty w kosztach, a dopiero później został opłacony gotówką z naruszeniem limitu, przedsiębiorca powinien dokonać korekty.

W praktyce oznacza to:

1. zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów
2. a jeśli nie ma możliwości zmniejszenia kosztów, zwiększenie przychodów

Ministerstwo Finansów wskazuje, że wyłączenia wydatku z kosztów dokonuje się w miesiącu, w którym dokonano płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Czy limit dotyczy transakcji z osobą prywatną

Nie. Limit płatności gotówką dotyczy transakcji między przedsiębiorcami. Jeżeli przedsiębiorca kupuje coś od osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, limit ten co do zasady nie ma zastosowania.

W praktyce oznacza to, że zakup od osoby prywatnej rządzi się innymi zasadami. Nadal trzeba jednak pamiętać o prawidłowym udokumentowaniu transakcji i wykazaniu związku wydatku z działalnością.

PARP wskazuje, że limit płatności gotówkowych nie dotyczy między innymi podmiotów innych niż przedsiębiorcy oraz osób fizycznych dokonujących zakupu do majątku prywatnego przed rozpoczęciem działalności.

Czy limit dotyczy transakcji z zagranicznym przedsiębiorcą

Tak, limit może mieć zastosowanie również przy transakcjach z przedsiębiorcą zagranicznym. Jeżeli polski przedsiębiorca zawiera transakcję z innym przedsiębiorcą, także zagranicznym, powinien przestrzegać limitu płatności gotówką.

Jeżeli transakcja jest określona w walucie obcej, wartość należy przeliczyć na złote. Ministerstwo Finansów wskazuje, że transakcje w walutach obcych przelicza się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Czy można podzielić płatność, żeby ominąć limit

Nie warto tego robić. Limit dotyczy wartości transakcji, a nie pojedynczej płatności. Jeżeli jedna transakcja ma wartość powyżej 15 000 zł brutto, to podzielenie jej na kilka wpłat gotówkowych nie rozwiązuje problemu.

Przykład:

Firma kupuje usługę za 24 000 zł brutto. Kontrahenci ustalają, że płatność zostanie rozbita na trzy wpłaty po 8 000 zł. Ponieważ cała transakcja przekracza 15 000 zł, płatność powinna zostać dokonana przez rachunek płatniczy.

Podział płatności nie zmienia wartości transakcji i nie pozwala bezpiecznie ująć wydatku w kosztach.

Gotówka, karta, przelew i kompensata

Najbezpieczniejszym sposobem rozliczenia transakcji powyżej 15 000 zł brutto jest płatność przez rachunek płatniczy, czyli zwykle przelew z konta firmowego na konto kontrahenta.

W praktyce przedsiębiorcy pytają też o inne formy rozliczeń.

Płatność kartą zwykle nie jest traktowana jak gotówka, ponieważ przechodzi przez rachunek płatniczy. Trzeba jednak uważać przy transakcjach objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.

Kompensata, barter lub potrącenie wzajemnych należności nie są typową zapłatą gotówkową. PARP wskazuje, że inne formy regulowania wzajemnych zobowiązań, takie jak kompensata czy wymiana barterowa, nie podlegają pod limit płatności gotówką.

Limit gotówki a mechanizm podzielonej płatności

Osobnym tematem jest mechanizm podzielonej płatności, czyli MPP. Nie należy go mylić z ogólnym limitem płatności gotówką.

MPP jest obowiązkowy, gdy łącznie spełnione są określone warunki:

1. faktura przekracza 15 000 zł brutto
2. przynajmniej jedna pozycja dotyczy towarów lub usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT
3. sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT

Ministerstwo Finansów wskazuje, że obowiązkowy MPP dotyczy między innymi usług budowlanych, paliw, stali, części do pojazdów, smartfonów, konsol, tabletów czy folii stretch.

Jeżeli faktura powinna być opłacona w MPP, a przedsiębiorca zapłaci inaczej, może pojawić się dodatkowy problem podatkowy. Ministerstwo Finansów wskazuje, że jeśli nabywca zapłaci fakturę z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” z pominięciem MPP, nie może zaliczyć tej faktury do kosztów uzyskania przychodu.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców

Pierwszy błąd to patrzenie wyłącznie na pojedynczą płatność. Przedsiębiorca widzi kwotę 8 000 zł i uznaje, że może zapłacić gotówką, mimo że cała umowa lub zamówienie przekracza 15 000 zł.

Drugi błąd to przekonanie, że faktura wystarczy do zaliczenia wydatku w koszty. Faktura jest ważna, ale przy transakcjach powyżej limitu liczy się także sposób zapłaty.

Trzeci błąd to mieszanie limitu gotówkowego z obowiązkowym MPP. To dwa różne mechanizmy, ale oba mogą wpływać na bezpieczeństwo podatkowe kosztu.

Czwarty błąd to brak kontroli przy płatnościach walutowych. Jeżeli transakcja jest w euro, dolarach albo innej walucie, trzeba sprawdzić, czy po przeliczeniu nie przekracza 15 000 zł.

Jak bezpiecznie rozliczać płatności w firmie

Najprostsza zasada jest taka: jeśli druga strona jest przedsiębiorcą, a wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto, płać przez rachunek płatniczy.

Warto też wdrożyć kilka praktycznych zasad:

1. sprawdzaj wartość całej transakcji, nie tylko pojedynczej faktury
2. nie dziel sztucznie płatności gotówkowych
3. przy transakcjach powyżej 15 000 zł płać przelewem
4. przy fakturach z MPP stosuj komunikat przelewu split payment
5. przy walutach obcych sprawdzaj kurs NBP
6. zachowuj potwierdzenia płatności

Takie działania ograniczają ryzyko zakwestionowania kosztów przez urząd skarbowy.

Podsumowanie

Limit płatności gotówką w firmie ma duże znaczenie dla kosztów podatkowych. Jeżeli transakcja między przedsiębiorcami przekracza 15 000 zł brutto, płatność powinna zostać dokonana za pośrednictwem rachunku płatniczego. Nie ma znaczenia, czy płatność jest jednorazowa, czy podzielona na kilka części. Liczy się wartość całej transakcji.

Jeżeli przedsiębiorca zapłaci gotówką z naruszeniem limitu, nie zaliczy do kosztów tej części wydatku, która została opłacona bez rachunku płatniczego. W praktyce może to oznaczać wyższy dochód do opodatkowania i wyższy podatek.

Najbezpieczniej przyjąć prostą zasadę: transakcje B2B powyżej 15 000 zł brutto regulować przelewem, a przy fakturach objętych obowiązkowym MPP dodatkowo stosować split payment.

Jeżeli nie masz pewności, czy dana płatność gotówkowa może być kosztem albo czy konkretna faktura powinna zostać opłacona przelewem lub w mechanizmie podzielonej płatności, warto sprawdzić to przed zaksięgowaniem wydatku. EDK Consulting pomaga przedsiębiorcom uporządkować rozliczenia, uniknąć błędów podatkowych i bezpiecznie kwalifikować koszty firmowe.

Skontaktuj się z nami!