Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma Ministerstwa Finansów, która służy do wystawiania, wysyłania, odbierania i przechowywania e-faktur w ujednoliconej strukturze FA(2).
System nadaje każdej e-fakturze unikalny numer KSeF, pozwalający na jej jednoznaczną identyfikację w systemie.
Dokumenty są archiwizowane przez 10 lat (licząc od końca roku wystawienia), dlatego duplikaty faktur nie są już potrzebne.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Wdrożenie KSeF zostało zaplanowane etapowo, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa:

Data	Kogo dotyczy
1 lutego 2026 r.	Firmy, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł
1 kwietnia 2026 r.	Pozostałe firmy (z wyjątkami wskazanymi przez MF)
1 stycznia 2027 r.	Najmniejsze firmy – do 10 tys. zł przychodu miesięcznie

Kogo dotyczy KSeF?

KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców, bez względu na status VAT.
Dotyczy to zarówno:

czynnych i zwolnionych podatników VAT,
podmiotów OSS posiadających polski NIP,
transakcji B2B, a w przyszłości także innych dokumentów (np. VAT RR).

Jak wygląda e-faktura w KSeF?

E-faktura ma ustrukturyzowany format XML (FA(2)), który zawiera najważniejsze dane:

dane sprzedawcy i nabywcy,
pozycje towarowe lub usługowe,
terminy płatności,
korekty i podsumowania kwot.

Standard FA(2) zapewnia spójność danych i umożliwia ich automatyczne przetwarzanie w programach księgowych i ERP.

Odbiór faktur – co się zmienia dla nabywcy?

Odbiór faktur kosztowych będzie odbywać się bezpośrednio w systemie KSeF – poprzez aplikację podatnika lub oprogramowanie zintegrowane z KSeF.
Dzięki temu:

problem zaginionych faktur przestanie istnieć,
dokument można pobrać wielokrotnie,
nabywca ma natychmiastowy dostęp do faktury po jej wystawieniu.

Płatności a numer KSeF

Od 1 stycznia 2027 r. przy płatnościach między czynnymi podatnikami VAT w tytule przelewu będzie trzeba podawać:

numer KSeF faktury, lub
identyfikator zbiorczy – w przypadku płatności za kilka faktur.

Do końca 2026 roku obowiązek ten nie obowiązuje, ale przedsiębiorcy powinni przygotować się wcześniej, aby uniknąć błędów po wdrożeniu nowych przepisów.

Tryby szczególne – co jeśli KSeF lub internet nie działa?

Dla sytuacji awaryjnych Ministerstwo Finansów przewidziało trzy tryby pracy systemu:

Tryb	Kiedy stosować	Co należy zrobić
Offline24	Brak internetu u podatnika	Wystaw fakturę lokalnie i wyślij po odzyskaniu połączenia
Offline (niedostępność systemu)	Planowana przerwa techniczna KSeF	Przesłać faktury dzień po zakończeniu przerwy
Awaryjny	Oficjalna awaria systemu KSeF	Wysłać faktury w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to kluczowy krok w kierunku cyfryzacji księgowości i rozliczeń podatkowych w Polsce.
Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF oznacza większą przejrzystość, bezpieczeństwo i automatyzację procesów.
Już teraz warto wdrożyć odpowiednie rozwiązania i przygotować się do nowych zasad, aby uniknąć problemów po 2026 roku.

Źródła:

Ministerstwo Finansów – Krajowy System e-Faktur
Biznes Interia – KSeF: harmonogram i obowiązki dla firm
Komunikaty Ministerstwa Finansów – terminy wdrożenia i wyjątki

KSeF – najważniejsze informacje dla przedsiębiorców i klientów biur rachunkowych