Kasa fiskalna w 2026 roku: kto musi ją mieć, kiedy i po jakim limicie

Kasa fiskalna – wielu przedsiębiorców odkłada ten temat „na później”, bo wydaje się prosty: „do 20 tys. obrotu nie trzeba”. W praktyce najwięcej problemów pojawia się w dwóch sytuacjach: gdy limit zostaje przekroczony w trakcie roku oraz gdy przedsiębiorca działa w branży, która ma kasę obowiązkowo od pierwszej sprzedaży.

W 2026 roku podstawowe zasady zwolnień i wyłączeń wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902), które obowiązuje co do zasady do 31 grudnia 2027 r.

Poniżej masz praktyczne wyjaśnienie: kto, kiedy i na jakich zasadach musi kupić i zacząć używać kasę fiskalną.

Kogo w ogóle dotyczy obowiązek kasy fiskalnej

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie dotyczy sprzedaży na rzecz:

• osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, oraz
• rolników ryczałtowych.

Jeśli sprzedajesz wyłącznie B2B (czyli tylko firmom) i wszystko dokumentujesz fakturami – temat kasy fiskalnej zazwyczaj w ogóle się nie pojawia (bo nie masz sprzedaży do „konsumenta”).

Najważniejszy limit: 20 000 zł – kiedy działa zwolnienie

1) Dla firm kontynuujących działalność

Możesz korzystać ze zwolnienia z kasy w danym roku, jeśli w poprzednim roku Twoja sprzedaż na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych nie przekroczyła 20 000 zł.

2) Dla firm, które zaczynają sprzedaż do konsumentów w trakcie roku

Jeżeli rozpoczynasz sprzedaż po 31 grudnia 2024 r., możesz korzystać ze zwolnienia, jeżeli przewidywana sprzedaż na rzecz konsumentów (liczona proporcjonalnie do okresu w roku) nie przekroczy 20 000 zł.

W skrócie: limit 20 000 zł jest punktem wyjścia, ale trzeba pamiętać o terminie utraty zwolnienia i o branżach „bez limitu”.

Kiedy dokładnie musisz zacząć używać kasy po przekroczeniu limitu

To kluczowy moment, który wiele osób liczy błędnie.

Jeśli przekroczysz limit 20 000 zł (sprzedaż do konsumentów i rolników ryczałtowych), to zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczyłeś limit.

Przykład praktyczny (najczęstszy):

• Limit przekroczony w maju
• Dwa miesiące następujące po maju to: czerwiec i lipiec
• Zwolnienie traci moc po upływie lipca, czyli kasę musisz mieć i stosować od 1 sierpnia.

Ta zasada dotyczy zarówno „zwykłego” przekroczenia limitu, jak i przekroczenia limitu liczonego proporcjonalnie.

Branże i sytuacje, gdy kasa jest obowiązkowa „od pierwszej sprzedaży”

Nawet jeśli nie przekroczyłeś 20 000 zł (albo dopiero startujesz), zwolnień nie stosuje się przy sprzedaży określonych towarów i usług. Lista jest wskazana w rozporządzeniu – w praktyce warto ją znać, bo dotyczy wielu popularnych działalności.

Najczęstsze przypadki „bez limitu” – kasa od pierwszej sprzedaży

1) Motoryzacja i usługi okołosamochodowe

• naprawa pojazdów, w tym naprawa/zakładanie/bieżnikowanie opon,
• wymiana opon lub kół,
• przeglądy i badania techniczne.

2) Gastronomia

• usługi związane z wyżywieniem (stacjonarne placówki gastronomiczne oraz catering).

3) Usługi „wrażliwe” i popularne lokalnie

• usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
• usługi prawnicze,
• doradztwo podatkowe,
• opieka medyczna świadczona przez lekarzy i lekarzy dentystów.

4) Taxi i przewozy

• usługi taksówek,
• przewozy pasażerskie w samochodowej komunikacji.

5) Myjnie i usługi podobne

• mycie i czyszczenie samochodów (PKWiU 45.20.30.0).

6) Parking

• usługi parkingu samochodów i innych pojazdów.

Towary, które często „wpadają” w obowiązek kasy

Rozporządzenie wymienia też grupy towarów, które wyłączają zwolnienie – m.in.:

• części i akcesoria do pojazdów, silniki, przyczepy/naczepy,
• komputery, laptopy, tablety, konsole i części,
• elektronika (np. telefony, smartfony, smartwatche, monitory),
• wyroby tytoniowe, alkohol powyżej wskazanych progów, perfumy i wody toaletowe.

To są przykłady najczęstsze – lista w rozporządzeniu jest dłuższa, więc przy działalności „towarowej” warto to sprawdzić przed startem.

Zwolnienia „inne niż limit” – kiedy można działać bez kasy mimo sprzedaży do konsumentów

Rozporządzenie przewiduje też zwolnienia dla określonych czynności wymienionych w załączniku (zwolnienia przedmiotowe) – obowiązujące co do zasady do 31 grudnia 2027 r.

W praktyce najczęściej spotyka się je przy sprzedaży, gdzie spełnione są określone warunki dokumentacyjne (np. specyficzny sposób płatności i ewidencji). Ponieważ warunki bywają „szczegółowe i łatwe do zepsucia” jednym błędem formalnym, przedsiębiorcom zwykle bardziej opłaca się:

• policzyć realne ryzyko i koszty,
• oraz wdrożyć kasę, niż opierać proces na zwolnieniu, które można przypadkowo utracić.

Ryzyka i typowe pułapki

1. Zła definicja obrotu do limitu
   Limit 20 000 zł dotyczy tylko sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych.
   Sprzedaż B2B nie wchodzi w ten limit – ale pod warunkiem, że faktycznie jest B2B.
2. Spóźnienie po przekroczeniu limitu
   Wiele osób myśli, że kasa jest „od razu”. W rzeczywistości jest czas, ale trzeba liczyć go poprawnie: 2 pełne miesiące po miesiącu przekroczenia.
3. Branża wyłączona ze zwolnień
   Możesz nie przekroczyć 20 000 zł i tak musieć mieć kasę – bo świadczysz usługę lub sprzedajesz towar z listy wyłączeń (§4).

Podsumowanie

Kasa fiskalna nie jest „zawsze od 20 000 zł”. W 2026 roku kluczowe są dwie reguły:

1. Zwolnienie limitowe przysługuje do 20 000 zł sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych.
2. Po przekroczeniu limitu masz czas, ale zwolnienie traci moc po 2 miesiącach następujących po miesiącu przekroczenia.

Dodatkowo wiele popularnych branż (m.in. fryzjerzy, kosmetyczki, mechanicy, gastronomia, prawnicy, doradcy podatkowi) ma kasę obowiązkowo od pierwszej sprzedaży, niezależnie od limitu.

Jak może pomóc EDK?

Jeśli chcesz uniknąć błędów i wdrożyć kasę fiskalną bez ryzyka utraty zwolnienia lub spóźnienia, warto sprawdzić Twoją sytuację „na spokojnie” przed startem sprzedaży lub przed przekroczeniem limitu. Zespół EDK Consulting może pomóc w analizie obowiązku, terminów i dokumentacji, tak aby wszystko było zgodne z przepisami i bez niepotrzebnych kosztów. Skontaktuj się z nami!