KSeF a faktury dla osób prywatnych: co się zmienia, a co nie

Wokół KSeF narosło sporo nieporozumień – szczególnie w temacie sprzedaży do konsumentów (B2C). Jedni słyszeli, że „od 2026 wszystko ma być w KSeF”, inni – że „konsumentów to nie dotyczy w ogóle”. Prawda jest bardziej uporządkowana: KSeF zmienia przede wszystkim sposób wystawiania faktur u przedsiębiorców, ale faktury dla osób prywatnych nie stają się automatycznie obowiązkowe w KSeF.

Poniżej masz praktyczne wyjaśnienie, bez domysłów – oparte o oficjalne informacje MF.

Co to jest KSeF i kogo obejmuje obowiązek

Ministerstwo Finansów wskazuje, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla firm z sprzedażą w 2024 r. powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

Jednocześnie MF przewidziało okres przejściowy: do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.

To są zasady „ogólne” dla fakturowania przez przedsiębiorców. Teraz najważniejsze: co z B2C?

Co się nie zmienia: faktury dla konsumentów nadal nie muszą być w KSeF

Najbardziej istotna informacja (i najczęściej mylona):
Wystawianie faktur dla konsumentów (B2C) w KSeF jest dobrowolne – zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie.

To oznacza wprost:

• jeśli sprzedajesz do osoby fizycznej nieprowadzącej działalności, nie masz obowiązku wystawienia jej faktury przez KSeF,
• możesz ją wystawić „po staremu” (papier/elektronicznie) lub dobrowolnie w KSeF – decyzja należy do Ciebie.

W praktyce dla wielu firm (np. usługi lokalne, e-commerce, sklepy) to duża ulga organizacyjna: nie musisz przebudowywać całego procesu B2C na KSeF „na siłę”.

Co się zmienia pośrednio: w firmach mieszanych (B2B + B2C) trzeba rozdzielić ścieżki

Największe wyzwanie nie dotyczy tego, że „konsument musi mieć KSeF”, tylko tego, że firmy często sprzedają:

• raz do konsumenta,
• raz do przedsiębiorcy (z NIP).

I tu pojawia się kluczowa praktyka: musisz umieć rozpoznać, czy nabywca jest podatnikiem (B2B), czy konsumentem (B2C) – bo obowiązki w zakresie KSeF mogą być inne.

Wprost wynika to z oficjalnych wyjaśnień MF dotyczących faktur z kas fiskalnych online:

• do końca 2026 r. faktury można wystawiać przy użyciu kas fiskalnych bez konieczności stosowania KSeF,
• od 2027 r., jeśli do transakcji zarejestrowanej na kasie fiskalnej online wystawiasz fakturę dla podatnika, ma ona być wystawiona w KSeF,
• natomiast faktury dla osób fizycznych (konsumentów) nadal nie muszą być w KSeF – można je wystawiać w KSeF nieobowiązkowo.

Wniosek dla firmy: proces obsługi „paragon + faktura” musi mieć jasną regułę, kiedy klient jest podatnikiem (NIP), a kiedy nie.

Kasa fiskalna, paragon z NIP i „faktura uproszczona” – ważny wyjątek do końca 2026

MF potwierdza, że do końca 31 grudnia 2026 r.:

• możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące,
• w tym paragonów z NIP do 450 zł (traktowanych jako faktura uproszczona),
• i nie ma obowiązku wystawiania ich w KSeF.

To ważne szczególnie dla handlu detalicznego i usług, gdzie takie dokumenty są codziennością.

Najczęstsze błędne założenia przedsiębiorców

1. „Od 2026 każda faktura, nawet dla konsumenta, musi być w KSeF.”
   Nie – MF wskazuje wprost, że faktury B2C w KSeF są dobrowolne.
2. „Jak mam kasę fiskalną online, to faktury z kasy muszą iść do KSeF od razu.”
   Do końca 2026 r. faktury z kas mogą być wystawiane bez KSeF. Dopiero od 2027 r. wchodzi obowiązek KSeF przy fakturze do transakcji z kasy online dla podatnika.
3. „KSeF dotyczy tylko dużych firm.”
   Wejście jest etapowe, ale docelowo dotyczy szeroko przedsiębiorców; różnice są w terminach i okresie przejściowym (np. limit 10 000 zł miesięcznie na faktury poza KSeF do końca 2026).

Jak przygotować firmę, żeby nie zrobić bałaganu (praktyczna checklista)

• Rozdziel sprzedaż B2B i B2C w procedurach i systemie (POS / e-commerce / fakturowanie).
• Ustal prostą zasadę: kiedy zbierasz NIP i kiedy wystawiasz fakturę „dla firmy”.
• Jeśli korzystasz z kasy fiskalnej online, zaplanuj zmianę procesu na 2027 r. dla scenariusza „paragon + faktura dla podatnika”.
• W okresie przejściowym do końca 2026 r. pilnuj limitu 10 000 zł miesięcznie dla faktur wystawianych poza KSeF (jeśli korzystasz z tego ułatwienia).

Podsumowanie

Dla konsumentów (B2C) nic „obowiązkowego” się nie dzieje: faktury dla osób prywatnych nie muszą być wystawiane w KSeF – to nadal decyzja sprzedawcy.
Zmiana jest przede wszystkim organizacyjna po stronie firm: trzeba rozdzielać procesy B2B i B2C, a w handlu detalicznym dobrze zaplanować, jak obsłużyć scenariusze z kasą fiskalną (szczególnie po 2026 r.).

Chcesz wiedzieć więcej na temat KSeF? Skontaktuj się z nami link